業務システム の デザイン は 開発会社 に任せておけば大丈夫だ、と考えるご依頼者様は少なくありません。
たしかにフォントサイズ、入力ボックスのサイズなど、
単なる見た目の部分に関しては 開発会社 に任せておけば問題ないかもしれません。
しかし、設定項目や制約条件などその会社固有の内容も少なくありません。
利用者のITリテラシーも、会社ごと部門ごとに異なる場合もあります。
そこでこの記事では 業務システム にも
分かりやすく使いやすい デザイン がなぜ必要かについて解説します。
業務システム に デザイン性 は必要ない？
社外向けのホームページは会社の顔でもある上、売り上げにも関係するため、
操作性を意識しつつ、 見た目的にも良い印象を持ってもらえるような デザイン が設計されます。
一方、社内で使用される 業務システム はユーザーの評判が低下したとしても直接売上げには関係せず、
その上、利用者はその 業務システム を使う以外の選択肢がないため、
「社内の人間しか使わないから、最低限の デザイン性 で良いだろう。」
「社内の人間しか使わないから、聞かれたら応えられるようにしておくだけで大丈夫だ。」
「社内の人間しか使わないから、マニュアルを見てください、でOKだ。」
…などのように認識され、 UIデザイン を重要視しない企業のご依頼者様は少なくありません。
しかし、本当にそうでしょうか？
使い勝手の悪い 業務システム は利用者の時間を奪う
その 業務システム を使うときはほぼ毎回、
必ずマニュアルを読まなければ操作できないような システム は、利用者の時間を奪います。
たとえば1000人が使う 業務システム で、
マニュアルを読むのに、1回10分の時間が必要だったとします。
そうするとそれだけで
10分 x 1000人 = 10000分≒167時間≒20日
となり、約1か月分もの工数が無駄に費やされることになります。
仮にこれが毎月発生する業務である場合、
何も生産しない従業員を一人の常時雇用するのと同じだけの費用となります。
これは導入した 業務システム による期待した効果が得られないだけでなく、
かえって損失を出してしまっていることになります。
さらに、マニュアルを読むだけではなく、操作方法が分からない利用者が、
操作方法を理解している同じ職場の人に使い方を教わらなければ使えない状態だと、
教える側、教わる側の時間を奪うことになります。
サポート対応の工数が増大する
使い方や運用が、マニュアルの配布だけでは対応しきれず、
電話、メールによる問合せ対応の件数が増えれば、
業務システム を管理する部門の本来の業務に支障が出てきます。
もし、問合せ件数が一定数を超えるようであれば、
サポート専任のメンバーを割り当てる必要も出てきます。
このように 業務システム の操作が分かりにくいものだと
利用者がマニュアルを読む時間に加え、システム管理者がサポート対応する時間が増えることになります。
使いにくい社内の 業務システム は、現場の生産性とモチベーションを著しく落とす
近年はコンシューマー向けの システム を中心に、
説明しなくても直感的に操作を進められる システム が増えています。
また、エラーが発生したときも
何が原因でエラーが発生しているか通知する システム も珍しくありません。
たとえば、入力を進めることができないときに、
パスワードの設定にはアルファベットの大文字を一つ以上入れてください、などの
注意書きを見たことのある方は多いのではないでしょうか。
このような利便性の向上した システム が増えたことにより、
利用者側も、普段の顧客体験から 業務システム に対しても同様の期待をしています。
つまり、操作説明を受けなくても使えて、エラー回避もできる システム が広く普及しており、
毎回マニュアルを見なければならない、高頻度で操作方法を問合わせなければならないような
不便さを感じる 業務システム は不具合がなかったとしても、利用者には不良品、劣悪品とみなされます。
いくら頑張って作った 業務システム であっても、そのように見なされてしまうと
業務システム を使うことのみならず、それを使わなければならない業務も含め、
モチベーションは低下し、業務の停滞を引き起こしかねません。
社外向けのホームページなら、分かりにくいなと思えば
すぐにブラウザバックして他のサイトを探しに行くことができます。
しかし、 業務システムの場合は、会社として選定し導入したもののため、
利用者である社員が勝手に他の システム を使うことが出来ないので、
選択肢がなく、どんなに不満があっても毎回それを使わざるを得ず、
フラストレーションはシステム管理部門や会社へ向かいます。
もしかしたら、新しい 業務システム を導入する前と比べると、
業務効率は改善しているかもしれません。
しかし、 業務システム に対する期待も上がっているため、
高額な開発費用を費やして開発したとしても
利用者からは満足を得られず、期待した効果が得られないことが起こりうるのです。
まとめ
この記事では 業務システム でも分かりやすく使いやすい デザイン がなぜ必要であるかについて解説しました。
実際の利用者が毎日の業務をより効率化できるよう 業務システム は導入されます。
ひとつひとつの機能の使い勝手・ユーザインタフェースについて、しっかり吟味され、
デザイン されていることが不可欠です。
開発会社 のエンジニアもこれまでの実績から 業務システム について相当程度熟知しています。
しかし、それでも個々の会社固有の事情については深くは知りません。
発注者としては操作性や デザイン について制作会社に任せきりにするのではなく、
自社に固有の操作がありうることも念頭に入れて、
場合によっては設計をリードする形で UIデザイン を検討しましょう。
業務システム 導入のご検討の際にはこの記事を参考に是非、検討してみてください。
ＳＩＡ では 業務システム 開発 のご依頼を承っております。
創業当時から数多くの業種の業務システムに携わった実績や、
Webサービスやスマホアプリなどのコンシューマー向けのノウハウもあり
デザインを重視した初心者でも使いやすい 業務システム のご提案をいたします。
デザインも重視した 業務システム をご検討の際は
ぜひお気軽にお問い合わせください！
