業務システム には色々なものがあって、それぞれ良いところがあるけど、
何を選んだらよいか分からない、何を基準にしたら良いか分からない、
と言う方は多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では 業務システム の構築で必要となる判断の軸について解説します。
１． 業務システム の構築で必要な判断とは？
２．判断時の5つの考慮ポイント
・ ポイントその１：目的
・ ポイントその２：変えたくない業務の確認
・ポイントその３：現状便利で使えている機能がなくならないか確認
・ポイントその４：予算
・ポイントその５：納期
・ポイントその６：経営者との方向性の共有
３．まとめ
１． 業務システム の構築で必要な判断とは？
現在行っている社内の 業務をシステム の導入で効率化を検討していく中で、
多少高額でも自社の現状の業務の進め方に合ったシステムにするか、
自社の現状の業務の進め方に合わないが費用を抑えるか、判断を迫られる局面が出てきます。
この判断は詰まるところ、
「システムを業務に合わせる」
「業務をシステムに合わせる」
のどちらを選択するか、決めるということです。
それぞれメリット・デメリットがあるため、すぐに決めることは難しいです。
しかもこの問題を難しくするのが、同じ、あるいは類似した業務に関するものであっても、
ある会社では「システムを業務に合わせる」方が良い結果が出たとしても、
自社の社内におけるその業務の重要度の違いなどから、
自社でも同様の結果が得られるとは限らないという点は考慮する必要があります。
２．判断時の5つの考慮ポイント
「業務をシステムに合わせる」のか
「システムを業務に合わせる」のかを決める場合、
システム導入の種類（スクラッチ開発 / パッケージシステム）と合わせて、
次のポイントを総合的に見て判断するとよいでしょう。
このほかにも考慮すべきポイントはありますが、まずはここで挙げたポイントを抑えて、
どのようにしていくかの判断に繋げましょう。
ポイントその1：目的
システムで何を実現したいのか目的をまず確認します。
目的を実現するためには必要となる機能も決まってきます。
業務システム に求める要件（機能）を洗い出して優先度をつけましょう。
ポイントその２：変えたくない業務の確認
新たなシステムを導入することは、多かれ少なかれ
「業務をシステムに合わせる」という部分が発生します。
そのため、「この業務だけは絶対今のやり方を変えたくない」という業務がある場合、
なぜ変えられないのか・変えたくないのか、背景や理由を整理しましょう。
ポイントその３：現状便利で使えている機能がなくならないか確認
現状のシステムと流れが変わる、設定するパラメータの数が増える、
と言うことであれば、「業務をシステムに合わせる」ことができます。
しかし、今、便利で使っている機能がなくなると支障がでる機能も場合によっては存在します。
そのような 業務システム の場合は、導入しないことができるならその方が良いに決まっています。
しかし、様々な制約がある中で判断しなければならないため、
その機能を使っている人には残念なことですが、今ある機能がなくなってしまうこともあり得ます。
そのような場合は「業務をシステムに合わせる」方へ分類することと判断しましょう。
特に パッケージシステム を利用する場合はこのようなことは当然起こりえます。
現状とやり方が異なる部分でもカスタマイズできる場合もあります。
しかしバージョンアップしたら動かなくなって、でもサポートはやってくれない、
というようなことがおこる可能性があります。
できる限りパッケージで用意されているやり方を踏襲したほうがよいでしょう。
パッケージシステム の機能と共に、 パッケージシステム を利用した場合の業務の流れ（運用の変更点）も考慮に入れながら、業務を変える必要があるポイントも整理していく必要があります。
一方、スクラッチ開発を行えば全ての業務において
「システムを業務に合わせる」ことが出来るのかというと、そうではありません。
システムの制約的なところであったり、実現可能性であったり、
今までと同じことが出来ない部分というのは出てきます。
ポイントその４：予算
業務システム にかけられる予算を確認します。
大きくは初期費用と維持費用の2種類に分けられますので、
どちらにどれぐらいかかられるかの目安は決めておきましょう。
たとえば5年間、同じ 業務システム を使用すると仮定して、
初期費用と維持費用がトータルでどれくらいなら支出できるかを算出しておきましょう。
初期費用は安いけど、維持費用は高額なシステムや逆に初期費用は高額だが、維持費用は安いシステムなどさまざまあります。
横軸に初期費用、縦軸に維持費用でそれぞれの軸の両端が安い、高いとなるグラフを描き、
各システム会社の提案をグラフにプロットしましょう。
最初は価格のみに着目し選定を行い、「業務をシステムに合わせる」割合がどの程度か、サポート内容の充実度はどの程度かなどについて見ていき、絞り込みを行いましょう。
ポイントその５：納期
運用開始までの期限を確認します。
納期は他のポイントとのトレードオフな要素が大きいですが、納期厳守でずらせない場合、
納期までの残り日数で考えていきます。
期限が短く余裕がない場合、全ての要件を満たすことは難しいため、
パッケージシステム を採用して「業務をシステムに合わせる」ことをするのが良いかもしれません。
段階的に導入していくなどを合わせて導入を進める方法もありますので、今後の選択肢に入れておくのも良いでしょう。
ポイントその６：経営者との方向性の共有
「システムを業務に合わせる」のか「業務をシステムに合わせる」のかは、
経営者（責任者）の意思による部分が大きいです。
これは 業務システム 導入に当たっての方針のようなもので、
明確に打ち出していたほうが担当者や関係者も判断を迷いません。
ここで言う意思とは 業務システム の導入、あるいは業務の効率化についての理解度にも関係します。
いきなり 業務システム の細かな内容をぶつけても自分が判断すべき内容ではないと思われてしまいます。
経営方針や5年後、10年後の売り上げ目標との関係性からありたい姿を共有し、
業務システム導入がどのように貢献できるかについて大枠での方向性を共有しておくことで詳細部分の判断に役立てることができますし、ひとつひとつを経営層におうかがいを立てる必要もなくなります。
経営層の考えの方向性を把握しておけば、部門間で意見の食い違いが出て収集がつかない場合の判断材料になります。
３．まとめ
この記事では 業務システム を導入する際に必要となる判断のポイントについて解説しました。
ポイントは様々ありますが、
どれも「業務をシステムに合わせる」のか「システムを業務に合わせる」のかについての判断が必要となることについて説明しました。
業務システム は予算規模の大きな投資となります。
できるだけ大きな成果が得られるよう十分に検討を重ねてください。
またその際には是非、この記事を参考にしてください。
ＳＩＡ では 様々な業種のお客様の業務システムのお手伝いをしてきました。
クラウドを活用したWebシステム化や
スマホアプリと連携したシステムなど
現場や業務に適した構成でのシステムのご提案が可能です。
ぜひお気軽にお問い合わせください！
