「 業務システム 」とひとくくりにしていってしまうことが多いですが、
今回は具体的にどのようなものがあるかついて解説いたします。
１． 業務システム とは
２．業務管理が必要である理由
３． 業務システム の種類
・ 会計管理システム
・ 販売管理システム
・ 生産管理システム
・ 人事管理システム
・ 勤怠管理システム
・ 営業管理システム
・ 顧客管理システム
４．まとめ
１． 業務システム とは
最初に簡単に 業務システム について説明します。
業務システム とは、企業活動におけるさまざまな業務を効率化するために、
業務プロセスやフローなどを適切に管理するシステムです。
会社における業務を効率的に遂行し、
ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源を一元的に管理し利益拡大、経費削減をめざすものです。
会社を経営する中で、人事や経理、製造、営業など、さまざまな業務が発生します。
これらの業務はそれぞれ独立しているわけではなく、互いに関連性を持ちながら遂行されていくものです。
したがって、それぞれの部署における業務を一元的に管理する必要があり、
そのために 業務管理 システムが多くの企業で活用されています。
業務管理 を行うシステムとして代表的なのが ERP （Enterprise Resource Planning）です。
日本語では「 統合基幹業務システム 」や「 基幹システム 」と呼ばれています。
これは、企業活動における会計・人事・生産・物流・販売などの基幹となる業務を統合して
一元化・効率化を図るシステムです。
また、顧客に関する業務を専用に処理する「CRM（顧客管理システム）」や、
営業管理を行う「SFA（営業支援システム）なども広い意味での 業務管理 システム といえます。
２． 業務管理 が必要である理由
業務管理 は、会社の部署でバラバラに処理されている業務を「一元管理」する役割があります。
一元管理により、業務を「見える化」するのも 業務管理 が必要となる理由です。
企業規模が小さいうちは、人的リソースに依存した処理で間に合いますが、
企業が成長するにつれ、ヒューマンエラーや不正などにより業務に歪みが生じます。
そうなると正確な企業分析が不可能となり、その結果、経営判断を誤ってしまうことも起こりうるでしょう。
さらに、内部統制という側面からも 業務管理 は必要です。
業務の適正を確保することは会社法に定義されており、内部統制システムの方針を開示することも求められます。
このように、経営的にも法律的にも適切な 業務管理 、およびそのためのシステム整備は必須です。
現在は、クラウド型の 業務管理 システムを中心に導入されており、中小企業でも導入が進んでいます。
３． 業務システム の種類
では、具体的にどのような 業務システム あるのか見ていきましょう。
その一例を紹介します。
会計管理システム
企業の会計処理を行うためのシステムです。
各種帳票作成やキャッシュフロー管理、財務諸表の作成などの機能が含まれます。
従来の会計管理は、経営層に報告するために毎月、実績の入力を各部署に依頼し、
その数字をもとに経理部門が取りまとめを行い、資料を作成していました。
ただ、経理部門はもちろん、部門担当者もこの対応に多大な労力を要していました。
管理会計システムでこれらの業務を効率化することで、分析や評価といった重要な業務に集中できるようになります。
会計も、 業務管理 による効率化が必要となります。
とりわけ、紙による管理を行っている会社にとってはシステム化、自動化することで
会計業務の効率が大幅に改善するでしょう。
販売管理システム
販売管理システム とは、受注や発注から、入荷・出荷まで商品や代金の流れを管理するシステムです。
売上や購買・在庫管理、出荷や請求といった一連の流れを管理します。
仕入れのない業種向けに販売に特化したシステムもありますが、
仕入れや入荷も含めた 販売管理システム も少なくありません。
注文から出荷までの動きが見える可されるほか、
棚卸しの作業にも 販売管理システム が活躍するので、各種販売管理の工数を減らせます。
請求管理や納品管理も 販売管理システム の機能のひとつです。
販売・納品→請求のフローをシステムで一元化することで、効率的な管理運用ができます。
雑誌やネット記事などでよく見る「 POS （販売時点情報管理）」が 販売管理システム の代表的な例です。
生産管理システム
生産管理システム は、製造現場の納期・在庫・工程・コストといった、
製造プロセスの情報を一元的に管理するシステムです。
製造業の工場にて活用されることが多いシステムです。
工場内の人員配置といった人事的な機能を備えたシステムもあります。
営業管理や販売管理と密接に結びついているため、
これらのシステムとの相互連携することで生産のコントロールもしやすくなり、
過剰生産、過剰在庫を未然に防ぐことができます。
人事管理システム
社員の人事情報を管理するシステムです。
社員の氏名、年齢、入社年次、社員番号や給与、異動歴、年金情報など、
さまざまな人事情報を一元的に管理します。
人事管理システム には、勤怠管理・給与管理・経費管理・目標管理・研修管理など、
さまざまな機能・種類があります。
中でもよく使われているのが「給与管理」と「勤怠管理」で、
給与管理と勤怠管理でそれぞれ独立したシステムもあります。
従来は手作業で行っていましたが、入力そのものにも工数がかかる上、
記入内容のチェックと修正にも工数がかかっていました。
システム導入による自動化で労務管理の手間が削減できるため、システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システム
勤怠管理システム は、社員の出退勤に関する情報を扱います。
人事管理システム と連携させ、残業時間（残業代）を管理したり、給与明細を発行したり、
といった使い方をするシステムです。
PCの起動とシャットダウンの時刻情報を記録することで社員の入力の手間を省いたり、
グループウェアと連携させスケジュール管理にも応用したりする企業もあります。
勤怠管理 はシステム化しやすい部分なので、事務作業の工数を削減するなら導入は必須です。
営業管理システム
営業管理システム とは、営業部門が行う日々の営業活動を支援するためのシステムです。
受注や売上だけでなく、営業プロセスや案件の進捗、商談の内容などを可視化して管理することで、
営業活動における業務の効率化を図ることができます。
営業日報、顧客情報の管理、ToDoリスト、訪問計画など、
営業活動をサポートするさまざまな機能を備えています。
営業担当者本人さえ忘れていた顧客へのフォロータイミングを通知するなど、
自動化ならでは機能も多く備えています。
顧客管理システム
顧客管理システム は顧客との関係性を管理するためのシステムです。
顧客情報を一元管理しメール配信などのマーケティング戦略に活用したり、
問い合わせ履歴を蓄積したりする機能を有しています。
コールセンターなど顧客とコミュニケーションを図る部門で活用されるケースが多いシステムです。
CRM は SFA と混同されることが多いですが、それぞれ役割が異なります。
CRM は顧客との関係性に関する情報の管理を支援するシステム、
SFA は商談成立までのアクションを可視化するなど営業効率を向上させるためのシステムで、
両者はそれぞれ異なる役割を持ったシステムです。
４．まとめ
この記事では 業務管理システム にはどのようなものがあるか、その一例をご紹介しました。
業務システム の導入で会社全体の業務効率を見直し、生産性を上げる、つまり業務を高効率化できます。
この記事で挙げた例の中でもこっちの業務システムは導入済みでもこっちはまだ、導入してなかった、
と言う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
まとまったご予算も必要なため、思いついたからと言ってすぐに導入できるものではありませんが、
様々な業務でシステム化が進んでいます。
今後、自社で未導入の 業務システム をリサーチする際にはこの記事を参考にしてください。
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